Zurück in Ludwigsburg

Die LOCATIONS Region Stuttgart ist am 6. Juli 2021 wieder im Forum am Schlosspark zu Gast. Zuvor macht das Team rund um Veranstalterin Nicole Stegmann jedoch einen großen, wichtigen Schritt in Richtung Virtualität.

Erweiterung. ViLOCX heißt die neue Plattform, die am 01. Juni eröffnet wurde. Hier können sich Buyer und Supplier jederzeit virtuell austauschen, an Workshops und Vorträgen teilnehmen und sich über Neuigkeiten im Location- und Dienstleistungsbereich informieren. Auch „alle vier hybriden LOCATIONS Messen, die für dieses Jahr geplant sind, finden mit ihrem virtuellen Teil dann in der ViLOCX-Plattform statt“, erklärt Nicole Stegmann, Inhaberin von Capricorn Events Veranstalterin der LOCATIONS Messen.

Onsite prüft Stegmann derzeit das Erweitern der Messefläche auf den Außenbereich des Forums am Schlosspark in Ludwigsburg. Die frische Luft und viel Natur sollen zum Netzwerken motivieren und Lust auf Business machen. Im Forum erwartet die Planer ein vielfältiger Mix aus Dienstleistern der Landeshauptstadt und ihrem spannenden Umland.

Ein ausgefeiltes Hygienekonzept ergänzt die bis Juli weiter fortgeschrittene Impfkampagne logisch: „Es basiert auf dem von 2020“, berichtet Stegmann. „Da hat es sehr gut funktioniert. Wir fokussieren nach wie vor auf einen Messebesuch mit Abstand und Maske“. Grundlegend seien Einbahnstraßen-System, schnellere Reinigungsintervalle und maximale Lüftung. „Was bei allen Messen hinzukommen wird, ist der Zutritt nur für Geimpfte, Genesene und negativ Getestete“, unterstreicht die Messe-Expertin. Vor Ort wird es eine Testmöglichkeit geben.

2020 war ein schwieriges, aber lehrreiches Jahr. Nachdem der Schock des ersten Lockdowns verdaut war, ging es an die Arbeit. Nicole Stegmann blickt zurück: „Den Sommer haben wir genutzt, um eine hybride Lösung zu entwickeln. Wir waren die erste Messe der Branche, die ein vollständig-hybrides Messekonzept mit Live-Interaktion auf beiden Seiten umgesetzt hat“. Die Entscheidung, diesen Weg zu gehen, sei sehr anstrengend gewesen, „aber genau richtig. Ich würde ihn jederzeit wieder gehen“.

Zunächst führt der Weg jedoch nach Ludwigsburg, nördlich von Stuttgart. Das Forum am Schlosspark des Residenzschlosses hat auf 5.000 Quadratmetern Platz für 3.000 Gäste und ist nach Oktober 2020 wieder Ort der LOCATIONS. Die Anreise für deren Aussteller ist einfach: Für die Aussteller mit ihrem Gepäck stehen 600 Parkplätze zur Verfügung, Besucher spazieren gemütlich zehn Minuten vom Bahnhof Ludwigsburg zum oder nehmen den Bus bis vor die Haustür.

Direkter Nachbar des Forums ist das Nestor Hotel, für alle, die von weiter herkommen in die drittgrößte deutsche Metropolregion mit 48 Kongresszentren, über 60 Special-Event-Locations sowie 110 Tagungs-und Kongresshotels. Die LOCATIONS Messe Region Stuttgart vereint als Branchentreff mit regionalem Fokus die wichtigsten Stätten der Region. Sie inspiriert so Planer von Veranstaltungen – vor Ort, hybrid oder virtuell.

Die Teilnahme ist kostenlos, registrieren müssen sich die Gäste jedoch, egal ob für die virtuelle- oder die Messe vor Ort. „Mit der Gästeregistrierung können wir nachweisen, wer zu welcher Zeit auf dem Gelände ist, auch während des Auf- und Abbaus“, erklärt die Veranstalterin. Während der Messe wird die Verteilung der Menschen im Raum von Scannern erfasst, die von künstlicher Intelligenz gesteuert werden. Zu jeder Zeit ist damit klar, wie viele Besucher in der Halle sind und in welchen Bereichen sie sich gerade befinden. So könnte aktiv reguliert werden, wenn die Mindest-Quadratmeter je Person nicht mehr eingehalten werden.

Neben dem Ausstellerbereich vier Themenflächen mit Schwerpunktthemen geplant: Trends und Technologien, Veranstaltungssicherheit und Recht, Nachhaltigkeit und Umwelt, Hygiene und Safe-Events. Das Motto „Zukunft der Veranstaltungsbranche“ zieht sich durch das Education-Programm, das auch live gestreamt wird.

„Wir alle stehen in den Startlöchern für eine Wiedereröffnung. Das Robert-Koch-Institut zählt Hotellerie und Tagungsindustrie nicht zu den Pandemie-Treibern in Deutschland“, bestärkt Stegmann. Unsere Branche brauche jetzt den Neustart. „Wir müssen nicht nur über eine schnelle Rückkehr zur neuen Corona-Normalität für die Messe-und Veranstaltungsbranche sprechen, sondern auch umsetzen. Außergewöhnliche Situationen erfordern kreative Maßnahmen.“

Und Flexibilität. Eines der größten Learnings für Stegmann und ihr Team. „Es kommt immer anders, als man denkt. Das haben wir mehrfach gespürt“, sagt Nicole Stegmann. „2020 hat uns auch gezeigt, wie wichtig das persönliche Treffen vor Ort ist und wie sehr uns das gerade fehlt“.

Vor Corona sei fast eine Event-Müdigkeit zu spüren gewesen. Stegmann ist sicher: „Auch wenn uns die Pandemie zeigt, dass nicht jedes Meeting onsite gehalten werden muss und wir künftig die ein oder andere Dienstreise einsparen können, werden es dennoch die hochwertigen, gemeinsamen Momente vor Ort sein, die wirklich zählen“.

Die #locationsmesse Region Stuttgart ist am 6. Juli 2021 von 10 bis 16:30 Uhr im Forum am Schlosspark in Ludwigsburg zu Gast. https://locations-messe.de/startseite/mainmenu/region-stuttgart/

Nicole Stegmann, Veranstalterin der Messereihe LOCATIONS, über das Planen heute, den Aufwand hybrider Events, ihre neue Plattform ViLOCX und die LOCATIONS Region Stuttgart 2021 am 6. Juli im Forum Ludwigsburg.

Stuttgart Convention Bureau (SCB): Welches Fazit ziehen Sie heute, wenn Sie auf die LOCATIONS Region Stuttgart 2020 zurückblicken?

Am 10. März 2020 haben wir mit der LOCATIONS Mitteldeutschland eine Messe durchgeführt, die einer der letzten vor dem ersten Lockdown war. Damals hätte ich nie damit gerechnet, dass alle Folgetermine für das Jahr und darüber hinaus fraglich sind. Die LOCATIONS Region Stuttgart hätte im Juli und nicht erst im Oktober 2020 stattfinden sollen.

Den Sommer haben wir genutzt, um eine hybride Lösung zu entwickeln. Wir waren im Oktober die erste Messe der Branche, die ein vollständig-hybrides Messekonzept mit Live-Interaktion auf beiden Seiten umgesetzt hat. Die Entscheidung, diesen Weg zu gehen, war sehr anstrengend, aber genau richtig. Ich würde ihn jederzeit wieder gehen.

2021 sind wir für alle Eventualitäten gerüstet und können jedem Interessenten ein Angebot zur Teilnahme machen. So wie es sich für ihn gerade richtig anfühlt. Live vor Ort, hybrid oder rein virtuell.

Was waren die wichtigsten Learnings?

Das größte Learning 2020 war: ,es kommt immer anders, als man denkt‘. Das haben wir mehrfach zu spüren bekommen, womit das Wichtigste definitiv die Flexibilität ist. Wir haben uns kontinuierlich auf neue Gegebenheiten eingestellt. Dies wird uns definitiv auch dieses Jahr noch fordern.

Darüber hinaus: Virtuell oder hybrid ist nicht mal eben so gemacht. Eine hybride Veranstaltung besteht eigentlich aus zwei Parallel-Veranstaltungen. Die virtuelle Version ist phasenweise sogar aufwendiger als der Live-Teil. Vielleicht haben wir live einfach mehr Routine. Eine hybride- oder virtuelle Teilnahme wirft dagegen viele Fragen auf. Die Betreuung aller Teilnehmer während des ganzen Prozesses rückt damit deutlich in den Vordergrund. Der virtuelle Teil steht zwar sowohl in Bezug auf Aufwand als auch auf Kosten in keiner Weise einer Präsenzveranstaltung nach, einzig die Einnahmemöglichkeiten sind noch sehr begrenzt. Ich sehe es als Investition in heute und die Zukunft.

2020 hat uns gezeigt, wie wichtig das persönliche Treffen vor Ort ist und wie sehr uns das gerade fehlt. Vor Corona war fast eine Event-Müdigkeit zu spüren. Auch wenn die Pandemie uns gezeigt hat, dass nicht jedes Meeting onsite gehalten werden muss und wir künftig die ein oder andere Dienstreise einsparen können, werden es dennoch die hochwertigen Momente gemeinsam vor Ort sein, die wirklich zählen. Und wenn es lediglich Zeit für virtuelle Treffen gibt, dann nur auf technisch fortgeschrittenen Plattformen, die Echtzeitkommunikation erlauben

Welche neuen Angebote gibt es 2021?

Neu ist unsere ViLOCX-Plattform, die gerade fertig entwickelt wurde. Suppliern und Buyern bieten wir damit ein Portal, das sie an 365 Tagen zusammenbringt. Auch stellen wir gezielt neue Locations vor. Denn, auch wenn Corona unsere Branche fest im Griff hatte, gibt es einige Projekte, die neu eröffnet haben oder bald werden.

Wir bieten zudem Raum für Erlebnis und Netzwerken, unabhängig davon, ob die Situation nur einen rein virtuellen oder einen hybriden Austausch zulässt. Die Community kann sich während der regelmäßigen Events vernetzen sowie an Vorträgen oder Workshops beteiligen. Alle vier hybriden LOCATIONS Messen 2021 finden als Präsenzverantstaltung vor Ort und virtuell auf ViLOCX statt.

Für wen organisieren Sie die LOCATIONS Region Stuttgart?

Aussteller sind alle die, die Locations oder Dienstleistungen für Veranstaltungen jeglicher Art anbieten. Als Besucher sollten all die vorbeischauen, die beruflich Events planen aus Agenturen oder Unternehmen.

Wie sieht das Hygienekonzept aus?

Es basiert auf dem von 2020. Es hat in Ludwigsburg sehr gut funktioniert. Wir fokussieren weiterhin einen Messebesuch mit Abstand und Maske. Grundlegend sind Einbahnstraßen-System, schnellere Reinigungsintervalle und maximale Lüftung. Was bei allen Messen hinzukommen wird, ist der Zutritt nur für Geimpfte, Genesene und negativ Getestete. Vor Ort wird es eine Testmöglichkeit geben.

Mit der Gästeregistrierung können wir nachweisen, wer zu welcher Zeit auf dem Gelände ist, auch während des Auf- und Abbaus. Während der Messe wird die Verteilung im Raum mithilfe von Scannern erfasst, gesteuert von künstlicher Intelligenz. Wir können kontrollieren, wie viele Besucher in der Halle sind und in welchen Bereichen sie sich gerade befinden. So könnten wir eingreifen, wenn die vorgegebene Mindest-Quadratmeterzahl pro Person nicht eingehalten wird.

Für die LOCATIONS Region Stuttgart entwickeln wir zudem gerade ein Konzept, wie wir auch die Freiflächen des Forums Ludwigsburg zum Netzwerken nutzen können.

Gibt es eine Vision für die LOCATIONS 2022 und danach?

Die Pandemie hat die Regionalität wieder in den Fokus gerückt. Das bekräftigt uns nur noch mehr in unserer Strategie. Mit den LOCATIONS Messen stellen wir regionale Angebote vor und ermöglichen qualitatives Netzwerken.

Unser Hauptaugenmerk neben den bereits etablierten Locations und deren Innovationen sind die neuen Entwicklungen am Markt sowie das erlebnisorientierte Vermitteln von Wissen – vor Ort, hybrid oder virtuell. Dies sind unsere Stärken, die wir weiter ausbauen wollen, damit an den LOCATIONS Messen und an ViLOCX künftig kein Weg vorbeiführt, wenn Locations und andere Dienstleistungen gesucht sind.

Vielen Dank, Frau Stegmann!

Die LOCATIONS Region Stuttgart ist am 6. Juli 2021 im Forum am Schlosspark in Ludwigsburg zu Gast. https://locations-messe.de/startseite/mainmenu/region-stuttgart/